Реєстраційна служба Менського районного управління юстиції у зв’язку із численними зверненнями стосовно видачі дублікатів втрачених або зіпсування документів доводить до відома наступну інформацію.

Відповідно до частини першої статті 1 Закону України «Про інформацію» документом є матеріальний носій, що містить інформацію, основними функціями якого є її збереження та передавання у часі та просторі.

Слід констатувати, що чітке визначення терміну «дублікат» в чинному законодавстві відсутнє, проте з практики застосування термінів, слів та словосполучень у юриспруденції дублікатом є другий примірник документа, що має таку саму юридичну силу, як і оригінал. Тобто, дублікат документа повинен містити ті ж відомості, що й оригінал документа. Фактично видача дубліката полягає у відтворенні тексту документа, дублікат якого видається, що спрямоване на відновлення такого документа у випадку неможливості використання останнього з певних причин.

За загальним правилом, у разі втрати або зіпсування документа, лише суб’єкт, що видавав такий документ, може видати його дублікат. При цьому, втрата чинності нормативно-правовим актом, на підставі якого відповідний суб’єкт видавав документ, не є підставою для відмови у видачі дубліката документа. Єдиною підставою, за наявності якої видача дубліката документа не може бути здійснена суб’єктом, який видав такий документ, це ліквідація (припинення діяльності) такого суб’єкта. У такому випадку видача дубліката документа здійснюється правонаступником відповідного суб’єкта або архівною установою (якщо передбачається передача документів до архіву).

Наприклад, при вчиненні нотаріальної дії з нерухомим майном, нотаріус видає або посвідчує відповідні документи, зокрема договір купівлі-продажу об’єкта нерухомого майна, свідоцтво про право власності у спільному майні подружжя, свідоцтво про право на спадщину.

Статтею 53 Закону України «Про нотаріат» встановлено, що у разі втрати або зіпсування документа, посвідченого або виданого нотаріусом чи посадовою особою органу місцевого самоврядування, видається дублікат втраченого документа. Видача дубліката втраченого або зіпсованого документа здійснюється державним нотаріальним архівом. До передачі в архів примірників документів, посвідчених або виданих нотаріусом чи посадовою особою органу місцевого самоврядування, дублікат втраченого документа видається відповідно нотаріусом чи посадовою особою виконавчого комітету за місцем його зберігання.

Із запровадженням з 01січня 2013 року в Україні системи державної реєстрації речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень відповідно до Закону України «Про державну реєстрацію речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень» державна реєстрація речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень проводиться, зокрема органами державної реєстрації прав – структурними підрозділами територіальних органів Міністерства юстиції (стаття 6).

Згідно із підпунктом 6 частини другої статті 9 вказаного Закону державний реєстратор прав на нерухоме майно у випадках, встановлених Законом, видає свідоцтво про право власності на нерухоме майно під час проведення державної реєстрації права власності на нерухоме майно.

Звертаємо увагу, що повноваженнями з видачі свідоцтва про право власності на нерухоме майно та, відповідно, його дубліката державні реєстратори прав на нерухоме майно наділені починаючи з 01 січня 2013 року.

До 01 січня 2013 року оформлення права власності на нерухоме майно з видачею свідоцтва про право власності проводилось, зокрема органами місцевого самоврядування відповідно до Тимчасового положення про порядок державної реєстрації права власності та інших речових прав на нерухоме майно, затвердженого наказом Міністерства юстиції від 07 лютого 2002 року №7/5, зареєстрованим в Міністерстві юстиції 18 лютого 2002 року за № 157/6445, яке втратило чинність з 01 січня 2013 року.

Припинення повноважень органів місцевого самоврядування щодо оформлення права власності на нерухоме майно з видачею свідоцтва про право власності на нерухоме майно не є наслідком припинення вцілому діяльності таких органів, а тому, у випадку втрати чи зіпсування такого свідоцтва, видачу його дубліката здійснює відповідний орган місцевого самоврядування.

При цьому, оскільки норма, якою органам місцевого самоврядування рекомендувалося проводити видачу свідоцтв про право власності на об'єкти нерухомого майна на спеціальних бланках, зразок та опис яких затверджується Міністерством юстиції, а саме абзац третій пункту 6 наказу Міністерства юстиції від 07 лютого 2002 року №7/5 «Про затвердження Тимчасового положення про порядок державної реєстрації права власності та інших речових прав на нерухоме майно», зареєстрований в Міністерстві юстиції 18 лютого 2002 року за № 157/6445, втратила чинність з 01 січня 2013 року, видача дубліката свідоцтва про право власності на нерухоме майно здійснюється без використання відповідного спеціального бланка.