Проставити апостиль на офіційних документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України можливо у Менському районному відділі державної реєстрації актів цивільного стану Головного територіального управління юстиції у Чернігівській області.

Громадян закликають не витрачати зайві кошти та не шукати будь-яких фірм-посередників для проставлення апостиля, так як ця процедура проставлення є простою, швидкою та доступною.

Проставлення апостиля здійснються відділами державної реєстраціями актів цивільного стану територіальних органів Міністерства юстиції України за допомогою програмних засобів ведення Електронного реєстру апостилів.

Електронний реєстр апостилів, який є єдиною електронною базою даних, що містить відомості про проставлені апостилі з дня його запровадження.

Однією з важливих функцій реєстру є дистанційне опрацювання документів органами, уповноваженими на проставлення апостиля. Завдяки використанню сучасних технологій громадяни і юридичні особи зможуть отримати цю послугу за місцем свого перебування в будь-якій області, без потреби витрачати кошти і час на поїздку до Києва, як було досі. Прийняття, розгляд і видачу документів, поданих для проставлення апостиля, здійснюють територіальні органи юстиції, а саме: відділи державної реєстрації актів цивільного стану, перелік яких наведено у додатку 1 до Порядку проставлення апостиля на офіційних документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2015 року № 2268/5.

Апостиль являє собою штамп, який ставиться із зворотного боку офіційного документа (який був складений в межах країни-учасниці Гаазької конвенції), тим самим підтверджуючи справжність підпису, печатки або штампа цього документа. Після його проставлення, документ набирає юридичну силу на території іншої держави.

Проставлення апостиля на офіційних документах здійснюється лише на тих паперах, які були видані в Україні.

Апостиль є кінцевим засвідчувальним штампом на офіційних документах, після якого неприпустиме ніяке додаткове засвідчення. Проставлення апостиля здійснюється за заявою будь-якої особи, яка подає відповідний документ, шляхом її особистого звернення до територіальних органів Міністерства юстиції України.

Для проставлення апостиля заявник подає:

- оригінал документа, на якому проставляється апостиль, або його копію, засвідчену в установленому порядку;

- документ про оплату послуги з проставлення апостиля.

Працівник відділу державної реєстрації актів цивільного стану сам в електронному сервісі заповнить для Вас заяву, відсканує усі необхідні документи та відправить їх для розгляду до бек-офісу Міністерства юстиції України. Про надходження апостиля або відмови Міністерством юстиції України у його проставленні за результатами розгляду документів працівник повідомить Вас в телефонному режимі.

Плата за проставлення апостиля для фізичних осіб складає три неоподатковуваних мінімуми або 51 грн, для юридичних осіб – п'ять неоподатковуваних мінімумів або 85 грн.

Від внесення плати звільняються:

- інваліди 1-ої і 2-ої груп,

- інваліди Великої Вітчизняної війни,

- громадяни, які належать до першої категорії потерпілих унаслідок Чорнобильської катастрофи,

- діти-сироти у разі проставляння апостиля на документах, що стосуються безпосередньо цих громадян.

У проставленні апостиля відмовляється, якщо: - документ призначається для використання в країні, яка не приєдналася до Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, 1961 року або є учасницею Конвенції, але висловила заперечення проти приєднання України відповідно до статті 12 Конвенції; - текст документа неможливо прочитати внаслідок пошкодження; - документ написаний чи підписаний олівцем або отриманий через засоби факсимільного зв’язку; - у документі є незастережені виправлення або дописки; - до повноважень Міністерства юстиції України не входить проставлення постиля на поданому документі; - не вдалося отримати зразки відповідних підписів, відбитків печаток та/або штампів; - для проставлення апостиля подано оригінали офіційних документів про державну реєстрацію актів цивільного стану, виданих установами колишніх союзних республік у складі СРСР; - відсутність одного з документів, необхідних для отримання послуги; - не підтверджено якість особи, в якій вона виступала, справжність підпису на документі якої перевіряється при проставленні апостиля; - документ не відповідає зразку або формі, встановленому на дату його видачі та/або не відповідає вимогам щодо складу та порядку розміщення обов’язкових реквізитів, який повинен містити такий документ.

Проставлення апостиля, відмова в його проставленні здійснюється у строк до двох робочих днів. У разі необхідності отримання зразка підпису, відбитка печатки та/або штампа, а також здійснення перевірки документів про державну реєстрацію актів цивільного стану у випадку відсутності відомостей про них у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян та/або виникнення сумніву щодо їх достовірності строк розгляду документів на проставлення апостиля може бути продовжено до 20 днів.

Начальник відділу                                         Л. Попович